לשדרג את העסק בזמן משבר – חלק א’

לשדרג את העסק בזמן משבר - חלק א'

משברים, הם נקלעים לפתחנו לפעמים, ועכשיו בימי קורונה זה זמן מצוין להבין איך מתנהלים בעסק בתקופות כאלו.
לא יודעת מה אתכן, אצלי זה התחיל בטיפוס על הקירות, עם מנטרה שלא הרפתה: “חייבת לעבוד, חייבת לעבוד, חייבת לעבוד”,
אבל הרבה עבודה לא ממש הייתה בימים הראשונים של המשבר.
כל המשק קפא לרגע והכל דרש התנהלות מחודשת.
אחרי שהשתחררתי מהמנטרה הזו, ניסיתי להבין מה אני עושה עם 3 ילדות בבית
(הקטנה בת שנתיים, משמע גם אם אני רוצה לעבוד, זה לא ממש יקרה), בן זוג שמוגדר כעובד חיוני וכמה עסקים לתפעל.
לאט לאט התמכרתי לשגרה- הפעלות, משחקים, לימודים מהבית, בישולים, בישולים, בישולים ואפילו (תופים) שנ”צ!
אבל בין לבין, כן, אני צריכה ורוצה גם לעבוד.
אז מה עושות בתקופה כזו, שלא כולנו יכולות להיות יצירתיות או לעבוד בשעות המיטביות שלנו?
חשבתי על כמה רעיונות שיעזרו לכולנו לעשות סדר במאחורי הקלעים של העסק ויגרמו גם לחלון הראווה שלו לנצוץ בהמשך.

או בקצרה: איך לעשות סדר בעסק ולשדרג אותו לקראת המשך פעילות כשתתאפשר.
אז מוכנות? בואו נצא לדרך…

סדר בעסק- בחינת המצב הקיים
כדי שנוכל לשדרג את העסק שלנו, צריך רגע לעצור ולבחון את ה-BASE LINE.
אצלי זה אומר קודם כל לעשות קצת סדר, שמתחלק למרחב הפיזי ולמרחב הדיגיטלי.
• מרחב עבודה פיזי- איך מרחב העבודה שלך נראה?
אם הוא עמוס ציוד וניירת, זה הזמן למיין, לזרוק, לתייק ולהחזיר אותו למצב שמאפשר לעבוד בראש נקי.
כשהשולחן וסביבת העבודה מסודרים, זה עוזר לנו להתמצא, לשלוף את הדברים שאנחנו צריכות וגם לייצר סדר בראש.
כן, זה בא ביחד.
לכו תדעו מה תמצאו בין הניירות, אצלי למשל נמצאה מחברת שנשכחה, עם מלא רעיונות ומטלות. את המטלות השארתי להמשך, אבל הרעיונות עזרו לי להיזכר שזה שאני לא מפתנה ליצירתיות בכל כוחי עכשיו, לא אומר שהיא לא קיימת. אחלה תזכורת…
• סדר כלכלי
אנחנו בבית, אצל רובנו היקף העבודה החודש נמוך יותר מכורח הנסיבות. אז זו הזדמנות נהדרת גם להציץ בהוצאות ולראות מה אפשר לקצץ.
את שוכרת משרד? אולי אפשר לקבל דחיית תשלומים או הנחה?
את עושה מיקור חוץ לחלק מהשירותים שלך? יש מצב שאת חלקם תוכלי לעשות עכשיו בעצמך.
זה לא אומר שאת חייבת לעשות הכל לבד, אני למשל לא אטפל בהנהלת החשבונות של העסק שלי,
פשוט כי אין לי בזה שום ידע או ניסיון, אבל אולי יש שירותים אחרים שאת צורכת ולא זקוקה להם עכשיו?
אגב, הבית כיחידה כלכלית גם רלוונטי כרגע (לרובנו כבעלות עסקים קטנים), ואם יש משהו בבית שאנחנו לוקחות במיקור חוץ
(ניקיון, בישול וכד’)- אפשר לקצץ לפעמים גם שם אם יש צורך ופניות לטפל בדברים לבד.
בנוסף, זה הזמן לעבור על החשבוניות שלך מהחברות השונות (טלוויזיה, אינטרנט, סלולאר). גם אם כרגע הן מתעסקת במקרי חירום בלבד, צרי לעצמך טבלה עם עלויות וכשייגמר המשבר תעשי סקר שוק וקבלי הצעות משתלמות יותר. אגב, אם את מרוצה מהשירות, אין צורך לאיים במעבר לחברה מתחרה- מספיק להגיד שאת מנסה לקצץ בעלויות ותשמחי לשמוע אלו מבצעים יש להם להציע לך. מניסיון? זה לגמרי עובד ומשאיר את האווירה נעימה.
• סדר במרחב הדיגיטלי-
o מתי פעם אחרונה ביקרת בתיבת הדואר הנכנס שלך ולא נכנסת להיפר ונטילציה? אני יודעת שאצלי זה הבדל של שמיים וארץ כשהמייל ממוין ומסודר. גם אם נשארו מיילים בתיבת הדואר הנכנס, אני דואגת לתייג אותם וכשאני מסיימת את הטיפול שולחת כלאחר כבוד לתיקייה המתאימה (כן, יש לי מאות, על זה נדבר בפעם אחרת). אז זה הזמן לעבור, לבדוק, לתייג ולטפל בכל מה שאפשר עכשיו.

o את עובדת עם תוכנות חיצוניות? אני לדוגמה עובדת עם CANVA ועם מערכת דיוור של SMOOVE. מה אפשר לעשות בגזרה הזו, את שואלת? אז ככה..
בתוכנות עיצוב כמו קנבה אפשר לייצר תיקיות מסודרות לפי נושאים (לדוגמה- תיקיית לוגואים, תיקיות לפי לקוחות וכד’). ביומיום אין לי זמן וכוח לעשות את זה, עכשיו זו תקופה מצוינת לפעולות טכניות כאלו שיסדרו לי את המרחב הדיגיטלי להמשך ויחסכו לי בלגן בעיניים ובראש.
במערכת הדיוור שלנו זה הזמן למחוק רשימות לא רלוונטיות (שימי לב! רשימות ולא אנשי קשר בתוכן),
לאחד רשימות ישנות שלא דורשות הפרדה וגם לייצר פילוחים חדשים.
יש לך מידע על לקוחות שמעולם לא הספקת להכניס? זה הזמן למלא כמה שיותר פרטים, שיאפשרו לך לשלוח דיוורים מיוחדים/ ממוקדים לפי אזור מגורים, חודש לידה וכד’.
ועוד פעולה שהייתי מיישמת בתקופה כזו, היא בניית אוטומציות- תהליכים שאבנה עכשיו ובהמשך ישרתו אותי ללא מגע יד אדם (כיאה לתקופת הקורונה…).

יש לי דף נחיתה ואחריו שרשרת פעולות? מעולה, במקום לקבל ליד למייל, לחזור טלפונית ללקוח, לשלוח אליו פרטים על המוצר שביקש לקבל עליו מידע וכד’, אני יכולה לבנות את זה באופן אוטומטי. זה לא אומר שלא תדברי יותר עם לקוחות, אבל זה יצמצם את הצורך בך באופן משמעותי ויאפשר לך בתקופות רגועות יותר להתמקד בפיתוח, שיווק וכל הג’אז הזה.
• מערך מוצרים ושיווק-
o אני יודעת, מנטורים וגורואים זועקים אלינו מכל מדיה אפשרית “זה הזמן לייצר מוצר דיגיטלי”. אבל האם את באמת חייבת לעשות את זה? אם תשאלי אותי, התשובה ל”האם את חייבת” (בכל נושא אגב) הוא- לא… אם את רוצה ופנויה לזה, אם במקרה כבר התחלת תהליך של בניית מוצר דיגיטלי ואת רק צריכה לתת פוש אחרון כדי שיצא לשוק- מעולה. זה אחלה זמן.
אבל אם לא- תזכרי שכבר יש לך סל מוצרים, כזה שמחזיק את העסק שלך, הגיע הזמן לעבור עליו.
עברי על המכירות בחודשים האחרונים (רבעון זה אחלה זמן), למדי מה המוצרים הנקנים ביותר, האם יש מוצרים שיכולים להצליח טוב גם בתקופה הזו, כשכולנו קונים פחות? אולי באמת יש מוצר שאפשר להפוך אותו לדיגיטלי בקלות, נגיד רק להעביר לפלטפורמת פגישות און ליין כמו סקייפ או זום? על המוצרים האלו תוכלי לשים דגש עכשיו.

o ומה עם מערך השיווק שלך? גם אותו הגיע הזמן לבדוק. עדיף כמובן לעשות את זה גם בשגרה, להיות עם האצבע על הדופק, להבין מאיפה מגיעים הלקוחות שלך. יש לך קובץ לידים או מערכת CRM? עברי על הלקוחות שלך ובדקי מאיפה הגיעו. זה כבר יגלה לך מה ערוצי השיווק היעילים ביותר עבורך- פייסבוק? זה הזמן לתת תוכן וידע בעמוד העסקי, לייצר חיבור עם הלקוחות. דפי נחיתה? אולי שווה לשייף את זה שבאוויר או לבנות אחד חדש. דיוור? זה אחלה זמן לתת ערך ולצרף עוד נרשמים שילוו אותך גם בהמשך.
ועוד טיפ קטן ממני: יכול להיות שיש לך 3 ערוצי שיווק שעובדים נפלא, אבל כרגע אין לך זמן או פניות רגשית לתפעל את כולם. מבין אלו שעובדים לך הכי טוב, בחרי את האחד שאת הכי מתחברת אליו וגוזל ממך פחות משאבים ואנרגיות. אל תשכחי להקשיב לעצמך, את צריכה לרוץ עכשיו מרתון וזה דורש כוחות לאורך זמן.

o וכדי לשווק, חשוב להבין מה המסרים השיווקיים שתרצי להעביר, נכון?
אז הנה, זמן לעצור ולחשוב. חשבי מה הלקוחות מספרים עליך אחרי שנתת להם שירות או שנהנו ממוצר שלך. אם בד”כ הם מציינים שאת מקצועית, אדיבה, גמישה בפתרונות שאת נותנת, כנראה שאלו הדברים שאת מביאה איתך באופן טבעי. תתקשרי אותם החוצה, כדי להגיע ללקוחות שהכי מתאימים לך.

זהו, סיימת לסדר את הבק אופיס, הכנת את הכל לקראת שדרוג וצמיחה.
קודם כל- תמחאי לעצמך כפיים, וואלה- מגיע לך!
ועכשיו קחי הפסקה קלה, תהני מהסדר וכשאת מוכנה, מוזמנת לעבור לחלק השני של המאמר, שיעזור לך להבין איך לשדרג את העסק, בלי להשקיע ים אנרגיות ומשאבים (כן, גם כלכליים).